O všetkých žiakoch prijímaných do školy je potrebné evidovať veľké množstvo informácií. Či už sú to informácie skutočne potrebné – ako napríklad emailový a telefónny kontakt na rodičov, alebo informácie zbierané z povinnosti – napríklad miesto narodenia, ktoré budete potrebovať akurát tak na tlač vysvedčení, alebo hoci aj bežné identifikačné údaje – meno, priezvisko, rodné číslo... všetko by sa veľmi zišlo mať zadané v počítači.
Stredné školy už dostávajú údaje zo základných škôl elektronicky v súbore. Avšak základné školy potrebujú údaje o prvákoch zadať. Taktiež základné umelecké školy robia prijímačky a talentové skúšky pre uchádzačov, s ktorými dovtedy neprišli do kontaktu. Práve preto sme pripravili možnosť zadať údaje nových žiakov priamo na školskej www stránke.
Zápis do prvého ročníka
Kým sa nastávajúci prváčik počas zápisu zoznamuje so školou a učiteľkami, musia rodičia vypísať množstvo údajov na formulároch. Keď tieto papiere vypíšu, musí ich niekto neskôr opísať (a často aj lúštiť) do počítača. Prečo by sme rovno rodičom nedali pri zápise k dispozícii počítač? Nech si údaje zadajú sami! My len skontrolujeme čo zadali – či sedí rodné číslo s rodným listom (čo by sme mali skontrolovať tak-či-tak). Ak chceme aj ich skutočný podpis, stačí všetko zadané vytlačiť a jednoducho podpísať.
Netreba púšťať rodiča do uzavretého školského informačného systému - bolo by to proti zásadám bezpečnosti a opatrnosti. Preto jediné, čo bude rodič vidieť, je preňho pripravený formulár prihlášky, prístupný na akomkoľvek počítači prostredníctvom školskej www stránky.
Zadať údaje už doma
Keďže formulár prihlášky je možné sprístupniť cez Internet, môžete zápis zorganizovať aj tak, že údaje o žiakovi vypíšu rodičia vopred – doma, v kľude. Každý vypísaný a odoslaný formulár dostane svoj unikátny kód, ktorý stačí na to, aby ste si všetky zadané údaje prevzali zo systému. Tieto postupy sa dajú aj kombinovať – niekto bude mať údaje nachystané (a nebude obsadzovať pripravený počítač v škole), niekto si ich zadá na mieste. Záleží len od samotnej školy, ako si chce zápis žiakov zorganizovať.
ZUŠky – pobočky, odbory, predmety
Celý systém je prispôsobený aj pre potreby Základných umeleckých škôl. Hlavné špecifikum je v tom, že sa uchádzač vie prihlásiť do konkrétnej pobočky, na vybraný odbor, a dokonca aj na vybraný hlavný predmet – napríklad pre hudobný odbor je to zvyčajne hra na konkrétny hudobný nástroj. Zoznamy pobočiek, odborov, a prislúchajúcich predmetov si škola môže nadefinovať sama, presne podľa skutočného stavu.
Prihlasujúci do ZUŠky si môže taktiež uviesť svoju bežnú (zvyčajne základnú) školu a v nej triedu, ktorú bude navštevovať. Okrem potreby evidencie týchto údajov v triednej knihe a súvisiacich tlačivách, túto informáciu využijú aj ZUŠky, ktoré si vodia žiakov najmä prvého stupňa na hodinu priamo zo školskej družiny.
Čo ďalej?
Tento nástroj teda veľmi jednoducho a priamočiaro umožňuje aj neprihlásenému používateľovi zadávať údaje do školského informačného systému. Administrátor má prehľad o všetkých zaznamenaných údajoch a môže s nimi ďalej pracovať. Môže si postupne povyberať, ktorých žiakov naozaj prevezme a vytvorí im skutočný záznam – vytvorí kartu žiaka v programe aScAgenda. Taktiež vie samozrejme zamietnuť a vymazať neúplné či pokusné záznamy.
Funkcia je už pripravená na využitie. Veríme, že každá škola nájde spôsob, ako by si vedela administráciu zapisovania nových žiakov vďaka tomuto modulu zjednodušiť. Ak však nachádzate priestor na doplnenie a rozšírenie, ktoré by pomohlo práve Vašej škole, dajte nám vedieť, a pokúsime sa nájsť riešenie.
Pozrite si aj návod, ako funkciu používať na školskej EduPage stránke, ako aj priamo v programe aScAgenda.